إدارة الموارد البشرية في قطاع الأعمال وإدارة الموارد البشرية في الإدارة الحكومية
سهولة البحث عن محتوى الوثائق التي تم حفظها إلكترونياً سواء كانت نصية أو صورة رقمية. أسباب استخدام نظام إدارة المحتوى تتمثل أهمية نظام إدارة المحتوى في اعتماده على نظام العمل إلكترونياً كما هو مُتبع في جامعة الملك فيصل ، وغالباً ما يتم اتباع هذا النظام لعدة أسباب منها إنهاء العمل بالنظام الورقي لتقليل الأخطاء وانجاز المعاملات في وقت قصير بسبب تحسين كفاءة وإنتاجية العمل، بالإضافة إلى التحكم الكامل في المعاملات عن بعد وحماية الملفات والوثائق. عيوب العمل بالنظام الورقي الصعوبة في الحصول على المعلومات بسبب تكدث الأوراق أو فقدان وتلف بعضها بالإضافة إلى أن البحث عنها يكون من خلال فرد واحد. ارتفاع تكاليف الأوراق والأحبار الخاصة بالطباعة بالإضافة إلى ضياع الكثير من الوقت. عدم القدرة على متابعة سير العمل وتقديم تقارير فعلية لعدم وجود آلية تنظيم محددة إلكترونياً. اشتراك العديد من العاملين في أداء مهمة واحدة للمعاملات وهو ما يتسبب في ضياع الوقت وإهدار الطاقة البشرية، بالإضافة إلى صعوبة تحديد المخطئ ومكافئة المتميز. كثرة الوارد والصادر لإنهاء المعاملة ذاتها. معايير اختيار نظام إدارة المحتوى أولاً: سهولة التعامل والسرعة مع إمكانية التحديث وفقاً لتطور الخطط الإستراتيجية الموضوعة لسير العمل.
الارتباط والملائمة؛ وتكون بهدف مساندة أسلوب العمل المطلوب من مسؤولي الإدارة في المنظّمة، وذلك عن طريق تحليل أنظمة المعلومات. مجالات عمل خريج قسم نظم المعلومات الإدارية محلّل نظم، ومدير مركز الحاسب، ومطور أعمال، ودعم النظم والدعم الفنّي، وخدمات المستخدمين، وتطوير نظم المعلومات وتسويقها، وإدارة نظم المعلومات وصيانتها، وإدارة البيانات، واختبار أنظمة المعلومات ومراجعتها، وإدارة وتطوير نظم الأعمال المتعلّقة في التقنية، وتشغيل أنظمة المعلومات، ونظم الجودة في أنظمة المعلومات، وإدارة الشبكات.
توفّر مجموعة من نظم المعلومات الوظيفيّة، وتقدّم للإدارة البيانات المطلوب لدعم وإدارة وظائف برامج المشاريع. تُعطي صورة عامّة عن المنظمة، وتعمل كأداة للتخطيط، وتقوم بدور الاتصال. توفّر بيانات العملاء وردود الفعل التي بإمكانها مساعدة المنظمة على موائمة إجراءات العمل لديها؛ وذلك استناداً لاحتياجات العملاء. عناصر نظم المعلومات الإدارية أجهزة الحاسوب. البرمجيات. المعلومات والبيانات. الإجراءات المتمثلة في التصميم وتطوير الوثائق. الأشخاص وتتمثل في الأفراد، والجماعات، والمنظمات. مراحل نظم المعلومات الإدارية إنّ مراحل نظم المعلومات تبدأ من جمع البيانات وتحليلها إلى رفع التقارير أو القوائم البيانية، وتعتبر نظم المعلومات ذات مستوى جيّد إذا ما خدمت إحدى المنظمات ومديريها من خلال جمع المعلومات المناسبة والكافية وتحليلها دون تقصير؛ لتحليل تنمية البرامج، والمشاكل، أو إصدار القرار؛ لذلك كلّه فإنّ معايير نظم المعلومات الإدارية الجيّدة تتمثّل في: دقّة وصحّة المعلومات والبيانات. توفّر معلومات حديثة يسهل الحصول عليها. توفّر قدر كافٍ من المعلومات اللازمة لتحقيق غرض معيّن. وجود معلومات موجزة أو نشاطات مخطّط لها حسب الحاجة.
مشاركة الإدارات المختلفة في تحديث المحتوىوهو ما يتحقق من خلال ورش العمل التي من شأنها نشر الوعي الوثائقي لدى العاملين. مهام نظام إدارة المحتوى جامعة الملك فيصل شارك يعتمد نظام إدارة المحتوى على النظام الإلكتروني في المعاملات المختلفة التي تتم بين الإدارات المختلفة بالجامعة مثل تسليم المعاملات أو استلامها، وما يميز ذلك من تحديد المسئوليات والواجبات ومراعاة المصالح، وتقديم خدمات ذو جودة عالية سواء للمنتسبين إلى الجامعة أو الجمهور الخارجي المتعامل معها، كما يقوم النظام بالعديد من الوظائف الهامة منها: تنظيم سير العمل داخليا بين الإدارات المختلفة مما يعمل على ترتيب عملية الصادر والوارد بينهم وتسجيلها إلكترونياً وهو ما يعمل على تقليل الوقت والجهد وكذلك التكاليف. الإعتماد على البار كود مما يساهم في سرعة معالجة البيانات وسهولة العمل من خلال طباعته ولصقة على المعاملات. التقاط البيانات عن طريق مسح الملفات والوثائق ضوئيًا(سكانر) ورفعها على النظام الإلكتروني لأرشفتها مما يسهل من عملية التحكم فيها مركزياً وتداولها داخلياً عند الحاجة، وتسهيل عملية البحث. توزيع الصلاحيات بين المستخدمين مما يعمل على تحقيق مستوى عالٍ من السرية للوثائق والمعاملات.
وواكبت وفاة الإمام عبد الله بلوغ الملك عبد العزيز 14 عاماً؛ حيث ولد في الرياض عام 1875م، وفقاً لكتاب "الطريق إلى الرياض"، وإن كانت مصادر أخرى منها موسوعة "مقاتل من الصحراء" تشير إلى أنه ولد في عام 1876م، وقد واكب العام الذي ولد فيه الملك عبد العزيز تولي والده الإمام عبد الرحمن الحكم، وخلال هذه السنوات عايش الملك عبد العزيز العديد من الاضطرابات التي عصفت بالدولة السعودية الثانية، وقدر له في عام 1890م أن يشارك في أول حدث سياسي في حياته، ولم يكن ذلك الحدث يختلف عن طابع تلك الأحداث المضطربة التي سادت تلك الفترة. ففي هذا العام تناهى إلى علم الإمام عبد الرحمن أن سالم السبهان ينوي الغدر به، خلف ذريعة القدوم للسلام عليه، فوضع الإمام عبد الرحمن خطة لإفشال ما يحيكه "السبهان"، وقبض عليه مع مرافقيه وسجنهم، فغضب محمد بن رشيد وأعلن التعبئة في جيشه، واتجه به ليغزو الرياض للمرة الثانية في أوائل عام ١٨٩٠م، لكنه عجز عن اجتياحها؛ ففرض عليها حصاراً خانقاً وصمدت المدينة 40 يوماً، لكن آثار الحصار الجائر كانت فادحة على سكانها، لاسيما أن "ابن الرشيد" عمد إلى تقطيع النخيل، فقرر الإمام عبد الرحمن إرسال وفد للتفاوض معه؛ لإنهاء حملته العسكرية على الرياض.
جامعة الملك فيصل شارك يُعد نظام إدارة المحتوى من الأنظمة التي تحتاج إلى جهد وعقول مميزة ليكون مثل نظام جامعة الملك فيصل شارك، والذي يعمل كحلقة اتصال بين الجامعة والجمهور الخارجي ، والوحدات الداخلية وبعضها. عمل البيانات في نظام إدارة المحتوى يُعتبر نظام إدارة المحتوى بمثابة التحول من الطرق التقليدية إلى النظم الإلكترونية في إدارة وتنظيم الوثائق بأشكالها المتنوعة سواء كانت مكتوبة، تسجيلات صوتية أو أفلام، والمعاملات المتعددة والوصول إليها بسرعة ويسر بالإضافة إلى وحفظها حمايتها، حيث يعمل النظام على تحقيق من الأهداف التي من شأنها تنظيم بيئة العمل ويرصد لنا موقع البوابة تلك الأهداف كما يلي: عرض الوثائق وتداولها وفقاً لسياسات محددة من خلال الإستراتيجية الموضوعة. تحقيق الإستفادة القصوى من من الوثائق الموجودة بكافة أشكالها والعمل على حمايتها للرجوع إليها وقت الحاجة من خلال إجراءات منظمة وسهلة التعامل. تنقية الوثائق وفلترتها، لمنع عملية التكدس للوثائق التي أصبح لا ضرورة لها بعد أن فقدت قيمتها. خلق نوع من التسلسل للوثائق مما يساعد على تنظيمها والتعديل عليها أو اجراء عمليات الإضافة والحذف بسهولة في أي وقت.
السهولة في تقديم التقارير وطباعتها وربط المعاملات مع بعضها البعض سواء كانت واردة أم صادرة. مزايا التعامل إلكترونيا في جامعة الملك فيصل شارك يعمل النظام الإلكتروني الجديد على توفير جميع المتطلبات الأساسية مما يعمل على تحقيق الشمولية في نظام العمل ككل داخل جامعة الملك فيصل ، من خلال توافر مميزات عديدة بداخلة والتي تتمثل في الآتي: التحكم في سرية الوثائق(سري، سري جدا، سري للغاية، محظور الإطلاع) إلكترونياً وهو يحافظ على ما تحتويه المعاملات من معلومات وفقاً لنظم الأمن القياسية المتبعة عالمياً. حصر المعاملات التي تمت وأنواعها، وتقديم تقارير عن أداء الموظفين مما يسهل من متطلبات الإدارة العليا في المتابعة، ومختلف الإدارات المتوسطة والتنفيذية. تحقيق المرونة في العمل مثل الأرشفة القائمة على المسح الضوئي وإمكانية ربطها بالمعاملات وسهولة الإضافة والحذف. سهولة تعديل مسار العمل والتطوير وفقاً للسياسات والإستراتيجيات الموضوعة. متابعة سير العمل من خلال المتابعات الرسومية الخاصة به. سهولة الاستخدام حيث لا يحتاج النظام إلا إلى متصفح إنترنت. الإستغناء عن النظام التقليدي في المعاملة مع الجهات الخارجية من خلال الأوراق المرسلة، حيث يمكن عمل ذلك إلكترونياً مما ينجز المهام ويضمن سرية المعاملات التي تتم.
شريان الحياة الإدارية الإلكتروني الجديد بجامعة الملك فيصل: مركز الاتصالات الإدارية هو حلقة الاتصال الرسمي بين الجامعة والعالم الخارجي وحلقة الاتصال الرسمي بين وحدات الجامعة بعضها ببعض، حيث يتمثل أغلب النشاط في الجهاز الإداري في مجموعة من العمليات مثل: تحرير معاملات أو تقارير أو ما شابه ذلك وتسجيلها وتسليمها ، ويتم انتقال هذه المعاملات من إدارة إلى أخرى ومن جهاز إلى آخر وينتهي بها المطاف إلى الحفظ في الملفات ؛ لتكون مرجعاً عند الحاجة إليها. ويجب أن تتسم العمليات السابقة الذكر بالبساطة والسرعة مع الدقة كما يلي:- 1 - مراعاة أن يكون الهدف الأساسي من إجراءات البريد الوارد والصادر هو سرعة تسليم المعاملات إلى المختص في يوم ورودها أو صدورها. 2 - أن يكون الهدف الأساسي من القيد هو تسجيل بيان واضح وصحيح عن كل معاملة ؛ لتيسير متابعتها ، ولتحديد مسئولية الجهاز الإداري وواجبات العاملين وحقوق أصحاب المصالح.
ذات صلة ما هو تخصص نظم المعلومات الإدارية مفهوم نظم المعلومات الإدارية نظم المعلومات الإدارية نظم المعلومات الإدارية Management Information Systems وتُعرف باسم MIS ، وهي أنظمة محوسبة صمّمت لخدمة المدراء في المنظّمة الإدارية، وهي تجمع بين تقنية المعلومات، وعلوم الحاسبات، والإدارة، ويتمثّل هدفها في بناء أنظمة حاسوبية تكنولوجية لمساعدة مختلف المؤسّسات في القيام بأعمالها، وتؤدّي العديد من الوظائف، منها: المساعدات المكتبية، وإجراء المهمات المحاسبيّة وتنظيم الاجتماعات وغيرها من الأمور التي تساعد المؤسّسات في عملية اتخاذ القرار. أهمية نظم المعلومات الإدارية تخفّف من الأعباء والمصاريف المالية بالنسبة للموظفين. تحلّ العديد من المشكلات المتعلّقة بالعمل البشريّ كالملل الناتج عن العمل الروتينيّ أو عدم توفّر الحوافز المعنوية اللازمة. تصغّر نظم المعلومات حجم المؤسّسات الذي يزيد من أعبائها. تعزّز القدرة التنافسية في بيئة العمل؛ والقدرة التنافسية أو الميزة التنافسية تعني قدرة المنظمة على القيام بشيء أفضل وأكثر سرعة وندرة وأقلّ تكلفة مقارنة مع المنظّمات المنافسة في السوق. توفّر المعلومات اللازمة على الصعيدين الداخليّ والخارجيّ للإدارة بمختلف مستوياتها؛ وذلك لتمكّنها من اتخاذ القرارات الصائبة والمؤقتة.